Power BI is programma van Microsoft wat gemaakt is voor data visualisatie. Waarom zou je dat kiezen en niet gewoon het oude bekende Excel?
Bijna iedereen is wel bekend met Excel. In de meeste bedrijven wordt deze software in meer of mindere mate gebruikt. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het Office 365 pakket wordt Excel standaard meegeleverd. Excel wordt gezien als de standaard voor spreadsheets en kan worden ingezet om lijstjes te maken, berekeningen te doen over gegevens, planningen te versturen, grafieken te maken van resultaten en nog veel meer.
Steeds meer bedrijven gebruiken tegenwoordig ook Power BI. Dit is ook een tool van Microsoft. Power BI is een Business Intelligence (BI) tool waarin je data kunt modelleren, dashboards maken en deze dashboards vervolgens kunt delen met gebruikers.
Excel en Power BI hebben verschillende features die gelijk zijn aan elkaar, maar er zijn ook veel verschillen.
1. Power BI is gericht op het ontwikkelen van dashboards
Excel heeft veel functies en kan voor een hoop doeleinden gebruikt worden. Zodra je Excel opent zie je je data en kun je hier analyses op los laten. In tegenstelling tot Excel krijg je wanneer je Power BI opent een wit canvas waarop je een dashboard kunt maken. Hoewel in Excel ook vele mogelijkheden heeft om data visueel weer te geven, heeft Power BI meer en mooiere visualisaties.
2. Power BI maakt het makkelijker om bestanden te delen
Power BI is gemaakt om dashboards te delen en interactief te gebruiken. Bij Excel is het noodzakelijk om bestanden rond te mailen of op een gedeelte schijf te plaatsen. Power BI heeft een service in de cloud waarin de bestanden worden gepubliceerd. Hier kunnen alle gebruikers het bestand raadplegen.
Excel is een persoonlijk bestand. Wanneer een Excel bestand wordt gedeeld met anderen is het risico aanwezig dat er wijzigingen worden gemaakt en daardoor fouten in het bestand sluipen. Dit gebeurt vaak onbedoeld.
In Power BI is het eindresultaat veilig. De maker van het bestand is de enige die het bestand heeft die aangepast kan worden. Het ‘productie’ bestand wat wordt gedeeld en in de Power BI cloud staat kan niet worden aangepast door de gebruikers.
3. Power BI ververst automatisch data en dashboards.
Binnen Excel moeten bestanden handmatig ververst worden. Dit betekent dat de ontwikkelaar altijd nog een handeling moet verrichten als er nieuwe data beschikbaar is (alhoewel dit met Power Query wel te minimaliseren is). Binnen Power BI worden data en de dashboards automatisch ververst.
Hiermee bevordert Power BI een geautomatiseerde rapportagestraat, waarbij de gebruiker altijd toegang heeft tot de meeste recente versie van een dashboard. Als een Power BI-dashboard eenmaal is gepubliceerd heb je een geautomatiseerde rapportagestraat en hoef je dus daarna geen nieuwe data in te laden, het dashboard te updaten of handmatig de rapportages te verspreiden.
4. Power BI kan grotere datasets aan
Afhankelijk van de versie, kan Excel maximaal ongeveer een miljoen regels aan. Hoe groter een bestand wordt hoe trager Excel vaak is. Binnen Power BI liggen deze grenzen veel hoger doordat er slim gebruik wordt gemaakt van compressie en het cachen van data.
Wil je zelf leren hoe je een Power BI dashboard maakt? Kijk dan eens naar deze online Power BI cursus. Dit (My online training hub van Mynda Treacy) is een platform waar ze trainingen aanbieden voor Excel en Power BI van goede kwaliteit voor een goede prijs.