De ‘wie, wat, waar’ van Excel

Voor sommigen een onmisbare tool in het dagelijks (werk)leven, voor anderen een onbegrijpelijk beeld van hokjes en formules. In deze blog lees je de basis van Excel: wat is Excel en waar gebruik je het voor?

Wat is Excel?

Excel is een spreadsheetprogramma. Een spreadsheet is een digitaal rekenblad. In elk vakje of hokje (cel genoemd) kun je een cijfer, tekst of berekening zetten. Door berekeningen (formules) te gebruiken kun je een spreadsheet dynamisch gebruiken. Je kunt dus een van de cijfers die de berekening bevat veranderen en de berekening verandert dan mee. Je hebt geen rekenmachine meer nodig en berekeningen die je vaker moet doen doe je sneller en gemakkelijker door eenmalig de basis te maken.

Cellen in Excel

Elke cel heeft een naam: de regels van boven naar beneden zijn genummerd (1, 2, 3, ….) en de kolommen van links naar rechts zijn geletterd (A, B, C…), zoals bij een schaakbord. De eerste cel linksboven, heet dus A1; die daarnaast B1; die eronder A2; enz. Een berekening (formule) kan dus zijn: =A1+A2 waarbij de inhoud van deze twee cellen met elkaar opgeteld wordt. 

Wat doe je in en met Excel?

Je gebruikt Excel om je data (tekst, cijfers, berekeningen) te organiseren, structureren, berekeningen te maken en te analyseren. Door de ‘rechte, vierkante’ opzet van Excel biedt het veel structuur. En Excel werkt het prettigst als je je data (cijfers of tekst) er ook georganiseerd in zet.

Veel mensen denken aan de boekhouding als ze een voorbeeld van een toepassing moeten bedenken. Dat is goed mogelijk al zijn er 100 betere doelen te bedenken.

Uiteenlopende voorbeelden zijn:

• Lijstjes: van to do list tot een feestje plannen met een gastenlijst, benodigdheden en kosten
• Dashboard maken met KPI’s van je bedrijf
• Klantenlijst met NAW-gegevens
• Data analyseren zoals omzet, verkoop, voorraad, marktinformatie, etc.
• Social media content planner
• Reisplanning van dag tot dag met locaties, vervoer en kosten
• Beschikbaarheidsplanning voor vergaderruimte
• Staffelberekeningen maken
• Offertegenerator
• Budgetten bijhouden

Data bewerken, opschonen, categoriseren en taken automatiseren 

Naast berekeningen maken heeft Excel ook een hoop andere functies. Je kunt bepaalde herhalende taken automatiseren (bijv. met Power Query of een macro): je stelt dan eenmalig een aantal handelingen achter elkaar in en deze kan je dan de keer daarna met een druk op de knop uit laten voeren.

Je kunt data gemakkelijk opschonen en bewerken: bijv. met Tekst naar kolommen waarbij je de data uit 1 kolom verdeeld over meerdere kolommen (denk aan het scheiden van de voor- en achternaam of het jaar uit een datum ‘trekken’. Ook kan je dubbele gegevens met een druk op de knop verwijderen.

Je kunt data clusteren of categoriseren, dus bijv. alle vertegenwoordigers uit hetzelfde land onder elkaar categoriseren: dit doe je met een draaitabel.

Data visualisatie

De laatste te bespreken functie waar Excel vaak voor wordt gebruikt is het zichtbaar maken van data (data visualisatie). Dat doe je met behulp van grafieken en van voorwaardelijke opmaak. Ook hiervoor is Excel heel geschikt en mocht je al wat verder zijn in Excel, dan kan je er ook voor zorgen dat het er niet zo uitziet alsof het in Excel is gemaakt.

Excel is veelzijdig en flexibel

Excel vraagt wel van je dat je nauwkeurig werkt en soms een beetje logisch nadenkt. Echter, Excel is heel breed inzetbaar zoals je hebt kunnen lezen en als je je een beetje bekend bent met Excel heb je er heel veel aan, vooral als je veel met een computer werk als professional op kantoor of als (online) ondernemer.

Er zijn veel andere softwareprogramma’s maar bijna geen van die programma’s heeft zoveel gebruikers als Excel (bronnen verschillen nogal en noemen een aantal tussen de 100 miljoen en half miljard). Excel gaat al heel wat jaren mee maar heeft nooit stilgestaan in ontwikkeling. De reden dat zo veel mensen het gebruiken is omdat het zo veelzijdig en flexibel is. Dat is echter tegelijkertijd ook het enige manco, in sommige situaties: het is niet gespecialiseerd genoeg.

Toch is het te allen tijde aan te raden om jezelf enigszins te verdiepen in Excel want het is echt een waardevolle tool die je tijd en moeite bespaart en structuur toevoegt.

Blogs die je misschien ook interessant vindt