Met de tweede methode kan je makkelijk zoveel opties toevoegen als je wil aan je lijst of je lijst aanpassen – zonder dit elke keer in de instellingen aan te moeten passen. Het is dus een meer dynamische manier.

Dropdown lists in Excel zijn ideaal als je wil dat gebruikers alleen kunnen kiezen uit vooraf gedefinieerde antwoorden. Zo voorkom je typfouten of onverwachte invulopties. Het maakt je Excel-bestand gebruiksvriendelijker én consistenter – vooral als je de gegevens later wil analyseren of filteren.

Soms voldoet een simpele dropdown met twee of drie opties (bijv. ja, nee, misschien), maar soms wil je meer opties in de lijst krijgen en moeten ze soms ook aangevuld worden of aangepast. Dan is het handig als je dropdownlijst snel en makkelijk te werken is. Want als je keer weer handmatig je lijst moet aanpassen in de instellingen wordt het nogal frustrerend.

In deze blog beschrijf ik twee methodes: eentje voor als je zeker weet dat je lijst niet gaat veranderen en je het prima vindt om de waarden er ‘hard’ in te zetten en eentje waarbij je de waarden (antwoordopties) snel kunt veranderen of aanvullen, zonder de instellingen van de Gegevensvalidatie te gebruiken.

Snel een simpele dropdownlijst maken (voor als je lijst nooit verandert en als je weinig opties hebt)

Wil je gewoon een snelle dropdown met vaste keuzes zoals Ja, Nee en Misschien – en weet je zeker dat je die opties later niet hoeft aan te passen of uit te breiden? Dan kan je deze methode gebruiken.

Stappen

1. Selecteer de cel waarin je de dropdown wil.
2. Ga in het menu naar Gegevens > Gegevensvalidatie > Gegevensvalidatie.
3. Kies bij de instellingen voor ‘Lijst’
4. In het veld ‘Bron’ typ je de opties, gescheiden door puntkomma’s (;)
Bijvoorbeeld: ja;nee;misschien
5. Klik op OK en je bent klaar!

Zo maak je een meer dynamische dropdownlijst in Excel

Dit zijn de stappen voor een dropdown list die je makkelijk aan kunt vullen of de antwoorden snel van kunt aanpassen. Het is ietsje meer werk om het op te zetten dan de eerste methode, maar wel veel handiger als je met meer antwoorden werkt en ze aan wil kunnen passen.

In dit filmpje van 1:33 zie je alle stappen.

Stappen

1. Voeg een nieuw tabblad toe en geef het bijvoorbeeld de naam Lijsten of Antwoordopties of (zoals ik altijd doe) Ref.

2. Plaats op dit tabblad een rijtje met je antwoorden. Vaak zijn er meerdere dropdowns in één bestand, dus plaats hier al je rijtjes met antwoorden. Elke set met antwoorden plaats je onder elkaar en elk antwoord staat in één cel. Laat er geen regels tussen bij één set.

3. Zet boven elk rijtje een header, een soort titeltje, bijv. Kleuren. 

4. Maak van elk rijtje een tabel (zorg dat je met je cursor op het bovenste antwoord staat en klik dan in het menu op Invoegen > Tabel) en geef de tabel een naam.
Dat doe je zo: klik ergens in je nieuwe tabel. Ga naar het tabblad Tabelontwerp (bovenin, verschijnt alleen als je in een tabel staat) en verander de tabelnaam, bijvoorbeeld in Antwoorden_kleuren (geen spaties toegestaan). Als je meerdere rijtjes (dus tabellen) met antwoorden hebt is het handig om een naam te kiezen die onderscheidend is zodat je meteen weet waar het over gaat. (Dus niet tabel1, tabel2, enz.).

5. Daarna geef je de gehele tabel nog een keer een naam (ja, echt) en dan doe je bij Formules > Naam definiëren.
Selecteer eerst alle antwoordopties in de tabel zónder de header. Ga dan naar Formules > Naam definiëren.
Typ dan een naam in het veld Naam, maar dit mag niet exact dezelfde naam zijn als je tabelnaam, en klik dan op OK.

6. Ga dan naar de cel waar je de dropdown in wil voegen. Klik dan op Gegevens > Gegevensvalidatie > Gegevensvalidatie > Lijst. En zet bij Bron =naamvanstap5 (de naam van stap 5 dus die je gekozen hebt) en klik op OK.

Het is nu gefixt! Dat betekent dat als je nu naar je tabelletje op je aparte tabblad gaat en eronder een optie toevoegt, dan de dropdown die dan automatisch meeneemt! Dit is dus ook heel gebruiksvriendelijk als je een Excel bestand voor iemand in opdracht maakt die misschien niet zo goed met Excel is als jij. Dan kan je dus laten zien waar ze opties kunnen aanpassen en toevoegen en ze hoeven dan niet te weten hoe je dit met gegevensvalidatie moet bewerken.