Heb je veel herhalende taken die veel tijd kosten of gewoon heel vervelend zijn om elke keer weer te moeten doen? Vraag je je af hoe je tijd kan besparen in Excel, met Power Query?
Power Query is een super handige en krachtige functie in Excel (niet betaald, dit zit standaard in Excel) om taken mee te automatiseren en dus tijd te besparen. In deze blog leg ik uit hoe je dat doet.
Hoe Power Query werkt
Power Query vind je bij het tabblad Data / Gegevens en dan onder het deel Get & Transform Data / Gegevens ophalen en Transformeren, links.
Je moet altijd eerst een bron kiezen waar mee je wil werken, bijv. een tabel met data. Als je deze hebt gekozen moet je er altijd eerst een ‘query’ van maken. Dat doe je met de Power Query editor. Dat is een soort behind- the-secnes van Excel.
In die Power Query Editor kun je verschillende stappen instellen om je data te bwerken. Je stelt eenmalig de stappen in en daarna zal jouw data altijd met deze stappen bewerkt worden: je hebt de stappen die je anders steeds opnieuw moet doen, geautomatiseerd (en dus tijd bespaart!).
Stappen / taken die je in kunt stellen zijn bijv.
- Kolommen: Je kunt kolommen verwijderen of bijmaken.
- Filteren: Je kunt data filteren op basis van criteria, zoals datum, waarde of tekst.
- Sorteren: Je kunt je data standaard op een bep volgorde laten sorteren.
- Groeperen en samenvatten: Je kunt data groeperen en samenvatten, bijvoorbeeld om het gemiddelde of de som van een kolom te berekenen.
Wanneer je de data hebt getransformeerd zoals je wilt, laad je deze in Excel. Aan de ene kant heb je dus misschien jouw oude tabel met data en op een nieuwe sheet staat de tabel met de aanpassingen die je hebt gedaan. Komt er meer data bij in de originele bron, dan klik je op vernieuwen en dan worden alle stappen automatisch verwerkt in je nieuwe tabel.
Data toevoegen of samenvoegen met Power Query
Je kunt ook verschillende tabllen met elkaar combineren: je kunt zowel data verrijken (merge) en dus twee tabellen als het ware naast elkaar plakken, een soort vlookup / verticaal zoeken, je kunt ook twee tabellen ónder elkaar plakken, als de kolomnamen overeenkomen.
Verschillende bronnen importeren
Je kunt niet alleen de tabel uit je bestand gebruiken, je kunt ook datasets / tabellen uit andere Excel bestanden gebruiken, zodat je niet steeds data van de ene naar de andere sheet hoef te kopiëren. En je kunt ook gebruik maken van bronnen als:
- webpagina’s – afhankelijk van de structuur van de data op de pagina, maar denk bijv aan wisselkoersen
- CSV-bestanden – zoals exports van software systemen
- SQL databases
Meer weten over Power Query
Power Query is dus echt een een krachtige tool die je kan helpen om tijd te besparen in Excel. Door Power Query te leren gebruiken, kun je je werk efficiënter en effectiever uitvoeren.
Het is echt een waardevolle en gave tool voor iedereen die regelmatig met Excel werkt. Binnenkort komt er een korte online module over Power Query beschikbaar die ik aan het maken ben. Laat hieronder je gegevens achter als je hier interesse in hebt.