Een dashboard in Excel is een gooede manier om snel inzicht te krijgen in je data. Of je nou je cijfers van een bedrijf, marketingstatistieken of je persoonlijke financiën wilt bijhouden, een goed dashboard helpt je om te weten hoe het ervoor staat en om cijfers te analyseren zodat je eventueel verbeteringen kunt doorvoeren.

Maar hoe maak je zo’n dashboard? En hoe zorg je ervoor dat het er ook een beetje aantrekkelijk uitziet (en niet als een typische -lelijke- Excel sheet)? Want het is veel leuker om aan een mooi dashboard te werken en om naar een tof dashboard te kijken dan een stoffig document met alleen maar grijze cijfertjes.

Wat is een dashboard en waarom is Excel er handig voor?

Een dashboard visualiseert cijfers; vaak in de vorm van grafieken, tabellen en kerncijfers. Het doel is om complexe en/of saaie data eenvoudig en begrijpelijk te kunnen laten zien en zo beter te kunnen interpreteren.

Excel is hiervoor ideaal omdat het flexibel is, veel mogelijkheden heeft en je geen dure software nodig hebt. Met de juiste formules, draaitabellen en grafieken kun je een professioneel dashboard bouwen dat precies laat zien wat jij belangrijk vindt. En het hóeft er niet saai en stoffig uit te zien.

dashboards in excel gemaakt

Voorbereiding: wat moet je weten voordat je een dashboard in Excel maakt?

Voordat je in Excel aan de slag gaat, is het belangrijk om een paar dingen helder te hebben. Een goed dashboard begint met een visie, met een plan.

1a. Bepaal je metrics en dimensies

Metrics zijn de meetbare cijfers die je wilt laten zien, zoals omzet, aantal bezoekers of kosten per maand.
Dimensies zijn de categorieën waarmee je deze cijfers kunt analyseren, zoals tijd (per maand, kwartaal), locatie of productcategorie.

Welke metrics en dimensies wil je laten zien in het dashboard en met welke combinaties. Zo wil je waarschijnlijk totalen weergeven maar ook statistieken per maand of per jaar of per categorie.

1b. Bepaal de databron

Dit is iets wat je doet tegelijkertijd, of eigenlijk in samenspraak met het bepalen van je metrics en dimensies, want wat je niet hebt kun je ook niet meten natuurlijk. Dus bedenk: wat is mijn databron, waar haal ik de cijfers vandaan?

Voor het gemak gaan we in deze blog uit van een situatie waarin je toegang tot de juiste de data hebt, bijvoorbeeld in een apart Excel bestand. Deze blog richt zich op het bouwen van het dashboard, niet op het verzamelen van data.

2. Maak een ruwe schets

Een schets maak je door te ‘plotten’ waar je welke data wil hebben in het dashboard. Besef dat het in Excel gemakkelijker is om een lang dashboard te maken, dan een breed dashboard. Werk dus meer naar beneden dan naar rechts, want naar beneden scrollen is fijner dan naar de zijkant. Zorg dus dat je dashboard liefst niet breder is dan een beeldscherm.

Een handige opbouw voor je dashoard is om bovenaan te starten met high-level cijfers, zoals totalen. Daar onder vind je vaak een grafiek met maanden / jaren / kwartalen: iets met een tijdsverloop. En daar onder kan je overgaan naar meer details.

Bedenk ook hoe je de cijfers wilt weergeven. Geef je bepaalde getallen ‘gewoon’ als getal weer of juist als grafiek. En wat voor grafiek? Kies het juiste type, zoals lijngrafieken voor trends of staafdiagrammen voor categorieën en een taartdiagram gebruik je juist als je wil laten zien hoe groot een deel van het geheel is, een percentage.

Het kan zijn dat de meeste van je grafieken staafdiagrammen zijn: dat is heel normaal en daar is niks mis mee, ga niet onnodig moeilijke of ‘bijzondere’ grafieken invoegen zonder échte reden. Dat maakt het dashboard meestal niet beter.

Statistieken ophalen uit de bron

Als je weet wat je wil meten, dan ga je de data die je nodig hebt ‘onttrekken’ uit de bron.

Houd sowieso een goede structuur in je bestand aan: bijvoorbeeld:
– Tabblad 1: Bron – dit is je ‘ruwe’ data, de bron waar je je statistieken uit gaat halen. Laat deze intact, zodat je altijd kunt terugkijken naar de originele cijfers. Hier doe je verder in dat tabblad niks mee; je maakt hier geen aanpassingen in.
– Tabblad 2: Berekeningen – Hier maak je alle berekeningen, zoals totalen, gemiddelden, groeipercentages, of draaitabellen die je georganiseerd bij elkaar zet zodat je daar makkelijk grafieken van kunt maken.
– Tabblad 3: Dashboard – Dit is waar je de visuele weergave maakt met grafieken en KPI’s.

Berekeningen maken

Op het berekeningstabblad ga je nu de statistieken met formulues of draaitabellen ‘eruit halen’; dus de berekeningen maken met de data uit de bron.

Gebruik formules als: SUMIF (som.als) / SUMIFS (sommen.als), AVERAGEIF (gemiddelde.als), COUNTIF (aantal.als) en VLOOKUP.

Je zet met behulp van deze formules de benodigde cijfers bij elkaar in een tabel of goede structuur zodat je er daarna gemakkelijk een grafiek van kunt maken.

Grafieken vind je bij Invoegen (Insert) en daar kies je de juiste vorm: een lijngrafiek, staafdiagram, een cirkeldiagram, enz.

Of je kunt in plaats van formulier ook draaitabellen maken. Hier kan je een draaigrafiek bij gebruiken. Die zijn in wezen hetzelfde als de gewone grafieken maar hangen dus aan de draaitabel.

Kies er bij de draaigrafieken voor om de extra labels op de grafiek te verbergen (met de rechter muisknop).

Excel Dashboard

Je dashboard bouwen

Nu komt het leukste deel: het dashboard visueel vormgeven. En eigenlijk heb je dat al gedaan door de juiste keuzes te maken: welke cijfers ga je laten zien, waar ga je ze zetten en hoe zien ze eruit (als een grafiek of cijfer bijvoorbeeld).

Naast dat je alles op de juiste plekken gaat plaatsen zoals je gepland had – en daar mag je gerust wat van afwijken, kan je ook een mooie header (kopje) toevoegen met een duidelijke titel en zaken als lijnen of kaders toevoegen waar nodig.

Ook kan je werken met slicers. Deze maken het dashboard interactief voor de gebruiker. Ze werken vooral goed in combinatie met draaitabellen. Je vindt ze onder ‘Invoegen’/ ‘Insert’.

Om getallen te plaatsen die al letterlijk op je berekeningen blad staan, kan je simpel weg “= cel” gebruiken. En dan het cijfer groter of dikgedrukt maken bijvoorbeeld. De kans is groot dat zo’n getal natuurlijk dynamisch is en niet steeds hetzelfde dus is het beter om zo’n verwijzing naar de cel te gebruiken dan het letterlijk in te typen of te kopiëren. En dat geldt natuurlijk voor alle getallen: alles moet er liefst zo ‘dynamisch’ mogelijk in staan; dus niet als ‘harde ingetypte cijfers’.

Hoe maak je je dashboard mooier?

Een functioneel dashboard is leuk, maar een goed design maakt het gebruiksvriendelijker en leuker om naar te kijken. Met deze simpele trucs ziet je dashboard beter uit:

1. Verwijder de gridlines op de achtergrond.
Ga naar Beeld (View) en vink ‘Gridlines’ uit. Dit maakt het dashboard rustiger.

2. Kijk goed naar de uitlijning en houd gegoeg witruimte
Zorg dat grafieken netjes uitgelijnd zijn en dat er voldoende witruimte is. Dit oogt direct strakker.

3. Kies een goed lettertype
– Gebruik strakke fonts zoals Arial, Calibri Light of Roboto.
– Voor kopjes kun je een opvallender font kiezen, maar als mensen het font niet op hun computer hebben zien ze dit niet. Heb je een afwijkend lettertype? Maak er dan een afbeelding van en zet die in je dashboard.

4. ‘Strip’ je grafieken: ik noem dit ‘clutter verwijderen’
Verwijder alle overbodige elementen zoals achtergrondlijnen, randen en soms zelfs de assen. Assen zijn soms niet nodig en leiden onnodig af. 

5. Gebruik datalabels (als het niet te druk wordt)
Datalabels helpen om cijfers direct zichtbaar te maken zonder dat je ze hoeft af te lezen van de as. En dan kan je de as dus soms ook verwijderen.

6. Kies een mooi kleurenpallet
Vermijd standaard Excel-kleuren. Gebruik de huisstijlkleuren of kies een mooie kleurencombinatie.

7. Maak gebruik van icoontjes
Om het dashboard nog wat leuker te maken om naar te kijken kun je icoontjes toevoegen. 

Kom je er zelf niet uit?

Vind je het lastig om zelf een dashboard van nul te bouwen in Excel? Geen zorgen! I’ve got your back! Ik heb verschillende Excel templates voor je gemaakt zodat je zelf niet meer hoeft te priegelen.

Sowieso kun je de templates gebruiken als je eigen dashboard maar je kunt ze ook gebruiken om in ‘af te kijken’ hoe ik het heb gedaan.

[]