KPI dashboard in Excel maken

Big data, KPI’s, business insights, business intelligence. De termen vliegen je om de oren en tegenwoordig moet je er wat mee. Vaak word er gevraagd om een KPI dashboard, want het management wil graag in een oogopslag zien hoe de organisatie er voor staat.

KPI staat voor key performance indicator, het woord zegt het: belangrijke waarden die een indicatie geven over hoe het bedrijf (of de afdeling, een persoon, etc.) presteert.

Er zijn talloze systemen waarin je een KPI dashboard kan maken maar het liefst wil je het zo flexibel en specifiek mogelijk voor jullie bedrijf hebben. Excel kan dan een prima keuze zijn.

Wat voor informatie bevat een KPI dashboard?

Je gaat aan de slag met het maken van zo’n rapport. Maar hoe moet dat er eigenlijk uit zien? Beslis de volgende zaken voor je begint met het bouwen van een KPI dashboard.

• Kies de KPI’s, liefst samen met je doelgroep: welke waarden gaan jullie meten? Van belang is dat je van te voren weet wie het gaat bekijken; het management bekijkt financiële data anders dan een accountant.
• Zet het af tegen andere gegevens: tegen het plan of budget en/of tegen een eerdere periode (vorige maand / zelfde periode vorig jaar) om meer betekenis te geven aan je data.
• Beslis het tijdsframe dat je laat zien: gaat het om een kwartaal, maand, week of dag, en kies je voor ‘deze maand’ of ‘tot nu toe’ (dus cumulatief, steeds een periode erbij). Wat hier het beste is, is afhankelijk van je business en de doelgroep.
• Van belang is dat er niet te veel data in staan want de lezer wil graag zonder te veel poespas zien hoe het gaat. Kies data die echt iets over het bedrijf (of de afdeling) zeggen en liefst actionable data: data waarop je kan (bij)sturen.

Waar komt je data vandaan?

Kan je rechtstreeks ‘sourcen’ van je databron of kan je exports maken naar Excel?
Zorg dat het niet te veel werk is, want een KPI dashboard is een terugkerend rapport dus het liefst ben je niet elke maand drie dagen bezig om het dashboard in elkaar te draaien. Er zijn ook manieren om dit te automatiseren.

Statistieken maken van data

De rauwe data uit je databron komt in Excel te staan. Een handige manier om statistieken van je data te maken in Excel is met het gebruik van draaitabellen (NL Excel versie) of pivot tables (EN Excel versie).

Met gebruik van formules en draaitabellen plaats je de statistieken op de juiste plaats in Excel en plaats je er de juiste visualisatie bij. Je kan natuurlijk gebruik maken van grafieken, maar ook van sparklines, tabellen met pijltjes of kleuren, kaarten of icoontjes, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Visualisatie

Kies de juiste visualisatie! Dat kan gaan over het soort grafiek, het juiste type bij een bepaald soort data. Voorbeeld: een taartdiagram (of ‘pie chart’) met 20 stukjes komt niet echt duidelijk over.
Maar kijk ook uit met kleuren; 1 op de 12 mannen (ja, sorry, het gaat echt over mannen) is kleurenblind en kan moeilijk groen en rood herkennen.
Zorg voor afwisseling voor het oog maar vooral voor een duidelijk en begrijpelijk beeld. Natuurlijk kan je ervoor kiezen om een voorblad te presenteren met meer details er achter. Je Excel-bestand kan je exporteren naar pdf als je niet wil dat men toegang heeft tot jouw Excel file.

Gebruik een Excel template voor een snelle start

Je kunt ook starten met een voorsprong en gebruik maken van een template. Deze kun je bewerken en aanpassen aan je wensen en eisen en vanuit daar bouw je dan verder. De structuur en het design staan dan; daar hoef je dan minder tijd aan te besteden en minder over na te denken.

Eventueel kan je gebruik maken van deze dashboard templates. Succes met het maken van je dashboard!