Wat is Power Query?

Heb je Excel 2016 of hoger of Office 365, dan zit Power Query standaard geïntegreerd in je Excel, en heet het Get & Transform en vind je het onder het kopje Data (Engelse versie, EN) of Gegevens (Nederlandse versie, NL). Voor Excel 2013 en ouder is Power Query een add-in die je kunt downloaden.

Power Query opent als het ware de ‘achterkant’ van Excel en hier heb je allerlei opties om je data te bewerken.

Waarom gebruik je Power Query?

Je gebruikt Power Query om stappen en taken te automatiseren. In feite stel je eenmalig bepaalde stappen in die je daarna met een druk op de knop uitvoert (‘Vernieuwen’ / ‘Refresh’). Dat is voornamelijk handig als je met data werkt die periodiek vernieuwd wordt en waarbij je steeds opnieuw bepaalde stappen moet uitvoeren om de data op te schonen en klaar te zetten in het format hoe jij het nodig hebt. 

Denk aan stappen als

  • Ontdubbelen
  • Kolommen verwijderen
  • Kolommen toevoegen (voorwaardelijk)
  • Filteren
  • Sorteren
  • Tekst in ander format zetten (alles in hoofdletters of kleine letters bijv.)
  • Kolom splitsen
  • Kolommen samenvoegen
  • Kolom veranderen naar header
  • Transponeren
  • Enz.

Dit soort stappen hoef je dus voortaan nog maar een keer te doen en volgende week / maand / kwartaal / periode voert PQ dit vanzelf voor je uit.

Hoe werk je met Power Query?

Er zijn weinig vereisten voor Power Query maar je data dient als een tabel vormgegeven te zijn. 

Als het om de data in je bestand gaat, zorg je dat je cursor actief is op een cell in je tabel. Vervolgens ga je naar Gegevens (NL) of Data (EN) en klik je op Van tabel (NL) of From Table (EN). Dan opent PQ de ‘achterkant’. 
Hier stel je de gewenste stappen in.

Databronnen

Buiten de data (tabel) in je bestand kan je ook andere databronnen gebruiken. Denk aan

  • Data (weergeven als tabel) uit andere Excel bestanden
  • Access
  • SQL server
  • Webpagina (afhankelijk van hoe de data hierin is opgebouwd)
  • Csv bestand
  • XML bestand
  • Sharepoint
  • Facebook (advertising)
  • Salesforce

Verschillende queries combineren

Wanneer je de data inlaadt, maak je een query aan. Je kunt ook meerdere queries met elkaar combineren. Dat kan op twee manieren. 

Je kunt queries onder elkaar plakken (NL: toevoegen, EN: append) of naast elkaar (NL: samenvoegen, EN: merge). Zie de laatste als een uitgebreide versie van verticaal zoeken / vlookup. Vergeet niet eerste de query te maken voor je deze combineert met andere. 

Wanneer je een query maakt, kan je ervoor kiezen om deze als Connection only op te slaan zodat het niet als nieuwe tabel weergegeven wordt, als dit niet nodig is. Ook kan je quries samenvoegen als nieuw (wordt op nieuwe sheet weergeven) of toevoegen aan de query waar je op dat moment in zit.

Beginnen met Power Query

Wil je beginnen met Power Query? Maak dan eens een simpele tabel en open PQ zodat je kunt zien welke aanpassingen je allemaal kunt maken en hoe dat eruit ziet. Voeg dan nieuwe data toe aan deze tabel en klik op de rechter muisknop en kies Vernieuwen / Refresh. Dan zie je wat er gebeurt en hoe de data reageert. 

PQ is echt van grote toegevoegde waarde voor mensen die veel met Excel werken, rapportages maken en graag efficienter willen werken. Dus zeker de moeite om even in te duiken en een aantal basis functies ervan te leren.

Heb je hulp nodig? Wij helpen je graag. Boek een training, zoals de Power training of besteedt zaken die je te veel tijd kosten uit met Excel Support

Ontvang gratis het e-book '15 tips voor werken met Excel'!

Laat je gegevens achter en ontvang het gratis e-book met 15 tips om efficiënter te werken in Excel. Door je gegevens in te vullen beland je in onze database en ontvang je af en toe de nieuwsbrief.

Bedankt voor je inschrijving. Je ontvangt een email van bureau up waarin je even op de link moet klikken om je inschrijving te bevestigen, waarna je het e-book ontvangt.

Pin It on Pinterest